Распределяем рабочие задачи по матрице Эйзенхауэра

Все задачи нужно вписать в таблицу из четырёх квадратов. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «несрочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить своё время.

Срочно и важно

Важные и срочные — «квадрат кризисов». Это задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо возникли внезапно, и их следует выполнить незамедлительно. Примеры: оперативно подхватить проект заболевшего коллеги, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно заработать хронический стресс и эмоциональное выгорание. Поэтому старайтесь оставлять в этом квадрате как можно меньше дел, разработайте план по достижению актуальных целей.

Несрочно, но важно

Важные, но несрочные — «стратегический квадрат». Это перспективные задачи, направленные на личностный рост. Их следует планировать и выполнять в отведённое для них время. Примеры: занятия в тренажёрном зале, изучение языков, учёба на образовательных курсах. Эти дела не стоит откладывать, надо стараться максимально придерживаться плана. Так вы будете расходовать свои ресурсы на то, что считаете важным. Сохраняйте эту ситуацию как можно дольше.

Срочно, неважно

Неважные, но срочные — «квадрат иллюзий/суеты». Это рутинные задачи, которые нужно выполнять срочно. Их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Пример: вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Этим делам нужно постараться уделять минимум внимания и времени. Психологи советуют их делегировать — передать компетентному работнику, автоматизировать или оптимизировать — ускорить эту рутинную работу. Задачи из этого квадрата легко спутать с квадратом «важные и срочные». Все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это не так. Они лишь создают иллюзию продуктивной работы, отвлекая нас от действительно важных вещей.

Несрочно, неважно

Неважные и несрочные — «квадрат убийц времени». Малозначительные и необязательные желания, которые почти никак не влияют на наши ценности и не требуют незамедлительных действий. Это лёгкие и приятные дела. Но их опасность в том, что если начинать свой день именно с них, к моменту решения сложных проблем уже накопится усталость. Начинайте свой день с того, что действительно принесёт вам пользу. А «убийц времени» постарайтесь заменить или ограничить.

По материалам trends.rbc.ru
Фото: pexels

---